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Vergabeverfahren

Die Regelungen des öffentlichen Vergaberechts sind komplex. Die Durchführung eines Vergabeverfahrens oder die Erstellung eines guten Angebots erfordert fachliche Kompetenz und viel Erfahrung. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor in Vergabeverfahren – sowohl für Auftraggeber, als auch für Bieter – ist die enge Verbindung zwischen fachlichen und rechtlichen Anforderungen. Ihre fehlerhafte Umsetzung führt auf Seite des Auftraggebers zu nicht korrekten Vergabeunterlagen, aufwändigen Vergabeverfahren und möglichen Ansprüchen der Bieter. Auf Seiten der Bieter können ungültige oder nicht wirtschaftliche Angebote die Folge sein. Als technischer Berater hat Rapp Trans vielfältige Erfahrungen bei der Durchführung von Vergabeverfahren in enger Zusammenarbeit mit den jeweiligen juristischen Experten.

Rapp Trans unterstützt Sie als Auftraggeber mit fachlicher Expertise bei der umfassenden und korrekten Erstellung von Vergabeunterlagen, der Kommunikation und Verhandlung mit Bietern, der Angebotsauswertung und in Nachprüfungsverfahren.

  • Art des Verfahrens und Rahmenbedingungen: Wir unterstützen bei der Auswahl der geeigneten Art des Vergabeverfahrens. In Abhängigkeit von Vergabegegenstand, der Zeitkritikalität und der Markt- und Wettbewerbsstruktur kommen verschiedene Arten in Betracht, z.B. Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, offene Verfahren mit/ohne Verhandlungsphase.
  • Erstellung Leistungsbeschreibung: Wir erstellen auf Basis der vom Kunden bereitgestellten Informationen und Dokumente eine transparente und umfängliche Leistungsbeschreibung. Dabei wird von Anfang an großes Augenmerk auf die Struktur der Beschreibung der Leistungen gelegt, was die spätere Prüfung ihrer Erfüllung durch die Angebote der Bieter maßgeblich erleichtert.

  • Erarbeitung Eignungsanforderungen und Wertungskriterien + Formblätter: Die Eignungsanforderungen und Wertungskriterien als Grundlage der Auswahlentscheidung werden gemeinsam mit dem Kunden festgelegt und gewichtet (z.B. zwischen Angebotspreis und inhaltlicher Qualität der Angebote). Wir formulieren die Kriterien und den anzuwendenden Wertungsmaßstab präzise, um die Basis für eine transparente und objektive Angebotsbewertung zu schaffen. Sofern erforderlich, werden entsprechende Formblätter erstellt, um die Informationen kompakt und vergleichbar von den Bietern zu erhalten.

  • Angebotsprüfung, Zuschlagsentscheidung und Vergabevermerk: Nach Eingang der Angebote unterstützen wir bei der formalen und inhaltlichen Angebotsprüfung. Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens bereiten wir die Verhandlungen vor und dokumentieren sich ergebende Anpassungen. Für die finalen Angebote, die die formalen Kriterien erfüllen, werden die Wertungskriterien objektiv und transparent anhand des im Vorfeld festgelegten Bewertungsmaßstabs bewertet. Wir unterstützen beim Treffen der Zuschlagsentscheidung und dokumentieren das Vorgehen detailliert in einem Vergabevermerk.

  • Unterstützung bei Rügebearbeitung/Verfahren vor Vergabekammer: Sofern die Zuschlagsentscheidung von einem unterlegenen Bieter gerügt oder ein Nachprüfungsverfahren eingeleitet wird, unterstützen wir bei der Argumentation und beim Nachweis der transparenten Ermittlung der Wertungskriterien gemäß des im Vorfeld definierten Bewertungsmaßstabes.

BMVI - Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur
Vergabeverfahren Toll Collect GmbH

BAG - Bundesamt für Güterverkehr
Vergabe von Rahmenverträgen für Weiterentwicklung, Service und Support für komplexe IT-Anwendungen Beschaffung von IT-Infrastruktur
Vergabe von technischen Gutachterleistungen

ASFINAG - Autobahnen- und Schnellstraßen-Finanzierungs-Aktiengesellschaft
Vergabe des Refreshs der dezentralen und zentralen Mauterhebungs- und Kontrollsysteme inkl. Betrieb, Service und Support (GoMaut 2.0)
Vergabe des Refreshs des Rechenzentrums und zentraler IT-Anwendungen inkl. Betrieb, Service und Support

MEDDE - Ministère de l'Ecologie, du Développement durable et de l'Energie
Vergabe französisches LKW-Mautsystem (Ecotaxe)

Rapp Trans unterstützt Sie als Bieter bei der Erstellung eines gültigen und wirtschaftlichen Angebots, der Kommunikation mit den Vergabestellen im Rahmen von Bieterfragen und Verhandlungen sowie der Bewertung von abschlägigen Zuschlagsentscheidungen und Nachprüfungsverfahren.

  • Prüfung der Ausschreibungsunterlagen: Wir prüfen die Ausschreibungsunterlagen hinsichtlich ihrer Transparenz, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. Dabei legen wir besonderes Augenmerk auf die klare Beschreibung der Wertungskriterien und des Bewertungsmaßstabs nach dem die Zuschlagsentscheidung getroffen wird. Wir unterstützen bei der Formulierung einer Rüge, z.B. im Falle von fehlender Transparenz der Unterlagen und Vorgaben oder im Fall, dass die ausschreibende Stelle sich einen inakzeptablen Ermessensspielraum bei der Zuschlagsentscheidung vorbehält.
  • Erarbeitung Angebot und ergänzende Unterlagen (Konzepte, Formblätter, etc.): Rapp Trans erstellt gemeinsam mit dem Kunden die Angebotsunterlagen und unterstützt beim Befüllen der vom Auftraggeber vorgegebenen Formblätter. Aufgrund unserer Erfahrung bei der Prüfung von Angeboten für öffentliche Auftraggeber legen wir dabei besonderen Wert auf die folgenden Erfolgsfaktoren:

    • Sicherstellung der formalen Korrektheit der Angebotsunterlagen
    • Konformität der Angaben im Angebot mit den Anforderungen der Ausschreibung
    • Zielgerichtete Beschreibung der Erfüllung von Eignungs- und Wertungskriterien
    • Unterstützung in einem evtl. Verhandlungsverfahren

  • Ablauf von Verhandlungsverfahren, typische Diskussionen in Verhandlungsverfahren, etc.: Im Falle eines Verhandlungsverfahrens unterstützen wir bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Verhandlungstermine mit dem Auftraggeber. Dies umschließt die Identifikation und Dokumentation von Verhandlungsbedarfen sowie deren Bewertung und Priorisierung. Wir unterstützen bei der Diskussion im Rahmen der Verhandlung sowie beim Festhalten von Verhandlungsergebnissen.

  • Nachbereitung: Im Falle einer abschlägigen Zuschlagsentscheidung unterstützen wir bei der Bewertung der Begründung der Absage. Dabei wird geprüft, dass die ausschreibende Stelle sich an die von ihr formulierten Eignungs- und Wertungskriterien gehalten und den im Vorfeld definierten Bewertungsmaßstab angewendet hat. Sofern notwendig, unterstützen wir bei der Formulierung einer Rüge oder im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens.

DVB LogPay
Angebotserstellung für Erhebungssystem der Infrastrukturabgabe
EGIS Group
Angebotserstellung für LKW-Mautsystem Belgien
Rapp Gruppe
Erstellung div. Angebote zu Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber (Bundesanstalt für Straßenwesen, BMVI, Hamburger Friedhöfe)